Toimiston pöytävarauksen kuolema?
Uuden hybridi-työympäristön koordinoimiseksi on mainostettu työpöytävarausohjelmistoja, joiden avulla työntekijät voivat varata toimistopöytiä ja -huoneita vain silloin, kun niitä tarvitaan. Mutta tarvitseeko työntekijäsi todella työpöytävarausta palatakseen takaisin toimistoon? Useimmiten ei. He tarvitsevat puitteet, joiden avulla he voivat tehdä yhteistyötä ja työskennellä paremmin yhdessä.
Kaikki ei ole hyvin pöytävarausmarkkinoilla
Asiakaspalautteen perusteella, jota Steerpath alkoi saada yli vuosi sitten, tajusimme, että jotain puuttui toimistopöydän varauksesta eli hotellikonseptista v1.0.
Ensinnäkin markkinat kertoivat meille, että toimistotyöskentelyn tärkein syy oli tehdä yhteistyötä muiden tiimin jäsenten kanssa. Miksi muuten tulisit toimistoon?
Käytännön työvälineissä olisi siis keskityttävä auttamaan työntekijöitä vastaamaan seuraaviin kahteen kysymykseen:
Milloin muut tiimin jäsenet aikovat olla toimistolla?
Onko työtilaa saatavilla, kun aion tulla paikalle?
Monet nykyisin markkinoilla olevat työpöytävarausjärjestelmät eivät toimi, koska ne keskittyvät etätyötilojen varaamiseen ja laiminlyövät tiimityöskentelytoiminnon. Usein nämä varaustyökalut ovat myös liian monimutkaisia ja vaikeuttavat työpöydän sijainnin vaihtamista, kun olet toimistossa.
Seuraava oivallus oli se, että hybridityöympäristössä työskentelevät työntekijät eivät yksinkertaisesti välitä siitä, mitä työpöytää he käyttävät toimistossa ollessaan - kunhan oikeat kollegat ovat paikalla samaan aikaan. Miksi heidän siis pitäisi käyttää aikaa monimutkaisen pöytävarausjärjestelmän käyttöön?
Niillä työntekijöillä, jotka välittävät siitä, minkä pöydän ääressä he istuvat, on taipumus varata sama pöytä joka kerta. Tällöin pöydästä on tullut "määrätty pöytä". Ja jos he eivät pääse istumaan kyseiselle pöydälle, he eivät ehkä tule toimistoon lainkaan. Niin, oikeasti. Kaikki tämä on tietysti vastoin joustavaa istumajärjestystä, jossa pöytiä ei ole osoitettu.
Kysymys kuului siis, miksi ei unohdettaisi pöytävarausta lopullisesti ja käytettäisi vain hot deskingiä? Hot desking -järjestelmässä voit saapua toimistoon ja napata minkä tahansa vapaan pöydän, joka ei ole varattu, ja joka palvelee ensin tullutta palvellaan ensin, ilman varausta.
Ole selkeä, itsevarma äläkä mieti asiaa liikaa. Tarinasi kauneus on siinä, että se kehittyy jatkuvasti, ja sivustosi voi kehittyä sen mukana. Tavoitteenasi pitäisi olla, että se tuntuu oikealta juuri nyt. Myöhemmin se hoituu itsestään. Niin se aina tekee.
Miten hallita toimiston kapasiteettia?
Useimmat työntekijät pitäisivät hot desking -menetelmää tervetulleena. Se tarjoaa maksimaalisen vapauden, eikä monimutkaisia varausvälineitä tarvita. Haasteeksi muodostuu sitten se, miten hallita toimistokapasiteettia kysynnän mukaan, kun työntekijöitä ja työpöytiä on enemmän. Miten yritys varmistaisi, että kaikille työntekijöille riittää työpöytiä päivän aikana? Ja miten työntekijä tietäisi, että pöytä on vapaana, kun hän aikoo mennä toimistoon?
Nykyisten varaus- ja hotellisovellusten myötä työtilakapasiteetin hallinta voi olla vaikeaa. Työpöytien lisääminen tai poistaminen suunnitelmasta nopeasti ei ole aina helppo tehtävä, ja usein se edellyttää, että IT-osasto varaa aikaa back-office-uudelleenmääritystyöhön.
Toisaalta yksinkertaisimmassa hot desking -menetelmässä ei tarvita mitään digitaalista varausratkaisusovellusta, joten se on todella yksinkertaista, mutta kapasiteettia ei myöskään voi hallita.
The Better Way - Kapasiteettivaraus
Steerpathissa päädyimme lopulta siihen, että uusi parempi tapa on yhdistelmä hot deskingiä, johon on lisätty yhteistyö- ja kapasiteetinhallintaominaisuuksia. Asiakkaamme olivat samaa mieltä. Näin syntyi Steerpath MyTeam -työkalu. Nyt keskitytään työtilan KAPASITEETIN varaamiseen tiettyjen työpöytien sijaan.
MyTeam-kapasiteetin varaussovelluksella et varaa pöytää. Sen sijaan ilmoitat tiimisi jäsenille, minä viikonpäivinä työskentelet tietyllä TYÖTILA-ALUEELLA - rakennuksessa, kerroksessa, osastolla tai toimiston naapurustossa. MyTeam-sovellus varaa sitten sinulle työtilakapasiteettia kyseisestä tilasta. Ja kun saavut paikalle, voit napata minkä tahansa vapaan työpöydän, aivan kuten hot deskingissä. Jokaisen työtilan sijaintipaikan maksimityöntekijäkapasiteetti näkyy vain yhtenä numerona. Sitä on helppo muuttaa järjestelmässä, kun käytettävissä olevia työpöytiä ja toimistoja muutetaan tai käytetään uudelleen.
Steerpath MyTeam - Miten se toimii?
Näiden yksinkertaisten vaiheiden avulla voit MyTeam-toiminnon avulla synkronoida työaikasi toimistossa tiimisi kanssa ja varata työtilakapasiteettia, jotta sinulla on työpöytä saapuessasi.
MyTeamin viikkosuunnitelman kalenterinäkymän avulla varmistat ensin, että tiimisi jäsenet ovat toimistossa samana päivänä. Näet kaikkien niiden kollegoiden viikkosuunnitelmat (toimisto vs. etäyhteydet), jotka olet valinnut tiimiin.
Samasta näkymästä voit seuraavaksi tarkistaa, onko valitsemallasi työtilalla käytettävissä pöytäkapasiteettia, sillä se näkyy kunkin työtilan alueen vieressä (available#/taken#).
Vahvista sitten vain valintasi, jotta myös tiimisi näkee suunnitelmasi. Kun saavut paikalle, tiedät, että tiimisi jäsenet ovat paikalla ja että sinulle on tilaa.
Mitä hybridityöntekijät tarvitsevat parhaaseen tuottavuuteen, vapauteen ja yhteistyöhön?
Kehittäessään uutta ja paremmin hyväksyttyä ratkaisua Steerpathin tuotetiimi ymmärsi tämän prosessin aikana, että joskus tuotteen kehittäminen kohti markkinoiden parasta käytäntöä ei tarkoita uusien ominaisuuksien lisäämistä, vaan sen sijaan askel taaksepäin ja monimutkaisuuden vähentämistä.
Voit silti varata työpöytiä Steerpath Smart Office -alustan avulla, jos organisaatiosi niin haluaa. Mutta MyTeam-järjestelmän käyttöönoton myötä, jossa käytetään uutta kapasiteetin varausmenetelmää, uskomme, että meillä on nyt myös sitä, mitä työntekijäsi todella tarvitsevat.
Lisätietoja Steerpath Smart Office -ratkaisuista ja MyTeam-hybridityöpaikkasovelluksesta saat osoitteesta https://steerpath.com.