Miten hybridityöaikataulutus lisää tuottavuutta ja työntekijöiden onnellisuutta nykyaikaisissa yrityksissä?
Hybridityö ja työskentely useissa eri paikoissa on antanut työntekijöille uudenlaista vapautta, mutta se on tuonut myös uusia haasteita organisaatioille, tiimeille ja yksilöille. Koska ihmiset ovat itseohjautuvia, työtoverit tekevät työpaikan valinnan yleensä itsenäisesti. Tämä aiheuttaa haasteita useimmissa organisaatioissa, sillä työntekijöiden työpäivät paikan päällä ja etätyössä poikkeavat usein läheisten kollegoiden päivistä. Koska emme näe toisiamme viikoittain säännöllisesti, monet ovat varanneet sisäisiä Microsoft Teams -puheluita, jotta tiedot ja edistyminen pysyisivät jaettuina kollegoiden välillä. Nämä tarkistuspalaverit täyttävät lopulta jo ennestään täydet kalenterit.
Monet organisaatiot ovat yrittäneet ratkaista tämän haasteen työvoiman suunnittelulla ja tiimityön aikatauluttamisella eli antamalla kiinteitä päiviä, jolloin eri tiimit kokoontuvat toimistolla. Soveltamalla yleisiä sääntöjä koko organisaatioon ja asettamalla ylhäältä alaspäin jäykkiä työkäytäntöjä työnantaja vie paljon hybridityöskentelyn eduista. Suorituskykyisten kasvuyritysten ja työpaikkakonsulttien haastatteluissa kävi ilmi, että työn suunnittelun pitäisi lähteä yksittäisestä työntekijästä ja olla tiimin jäsenten yhteistä toimintaa. Tämä saa tiimit suunnittelemaan etukäteen ja tekemään kompromisseja yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi: olla yhdessä silloin, kun se tuo eniten arvoa tiimille, ja sitten olla etänä silloin, kun se lisää kunkin tiimin jäsenen tuottavuutta.
hybridityöaikataulutus auttaa työntekijöiden suorituskykyä ja keskittymistä
Suunnittelemalla työn sijainnin jokaiselle viikonpäivälle työntekijät voivat keskittyä paremmin sellaisten tehtävien edistämiseen, jotka hyötyvät työskentelystä paikan päällä kollegoiden kanssa tai joita he voivat tehdä etätyöskentelyn aikana. Monet työntekijät kamppailevat hybridityöskentelyn hektisen luonteen kanssa, jossa kontekstin vaihtaminen on usein läsnä. Suunnittelemalla työskentelypaikat viikon jokaiselle päivälle työntekijät saavat selkeyttä siitä, milloin tehtävät voidaan tehdä mahdollisimman tuottavalla tavalla. Jotkin tehtävät edellyttävät yhteistyötä kollegoiden kanssa, ja usein tulokset ovat parhaita, kun niitä työstetään kaikkien läsnä ollessa, joten ne sopivat erinomaisesti toimistopäiviin. Jotkin muut tehtävät vaativat keskittymistä ja aikaa, joten ne sopivat erinomaisesti niille päiville, jolloin koko tiimi työskentelee etänä.
hybridityöaikataulu lisää yhteistyötä ja toimiston käyttöä.
Työpaikkasuunnitelman (viikkosuunnitelman) jakaminen läheisten kollegoiden kanssa antaa heille sosiaalisia syitä liittyä toistensa seuraan toimistopäiville. Tämä synkronointi auttaa heitä myös työskentelemään etänä samoina päivinä, jolloin keskittyminen ja suorituskyky paranevat. Koska toimistolla käymisen tärkein syy on yleensä läheisten kollegojen käyminen, tarjoamalla helpon tavan jakaa viikkosuunnitelmat kollegoiden kesken madalletaan esteitä ja lisätään motivaatiota
A) Käydä toimistolla useammin
B) Synkronoida toimistokäynnit ja etäpäivät tiimien sisällä ja läheisten kollegojen kesken.
Tämä synnyttää positiivisen palautekierteen, joka tyypillisesti lisää vapaaehtoistyöntekijöiden osallistumista toimistoon noin 25 prosenttia.
Hallitse toimiston hot desk -kapasiteettia hybridityöaikataulujen ja viikkosuunnitelmien avulla.
Toimistotilojen käytön ja tehokkuuden optimointi jaetun työpöydän politiikan avulla voi olla työntekijöille suuri muutos huonompaan suuntaan, ellei sitä hoideta oikein. Tyypillisesti tiiminvetäjät ovat huolissaan siitä, että heidän tiimilleen ei ole varattuja työpöytiä tiimipäivien helpottamiseksi. Yksittäiset työntekijät ovat huolissaan siitä, löytävätkö he sopivia istumapaikkoja, kun he saapuvat toimistoon. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi on tärkeää tehdä toimiston kapasiteetti näkyväksi työntekijöille ja tehdä tiimien on helppo käyttää yhteisiä tiloja tiimipäiviin ja työskentelyyn lähellä toisiaan.
hybridityöaikataulutus parantaa kestävyyttä vähentämällä jätettä
Kun viikkosuunnitelmia käytetään koko organisaatiossa, se tasaa automaattisesti suurimmat ruuhkahuiput, jolloin toimiston pinta-alaa voidaan pienentää. Lisäksi hybridityöaikataulu luo ennustettavan toimiston käytön jopa kaksi viikkoa etukäteen, mikä mahdollistaa siivous- ja ravintolapalvelujen optimoinnin. Tämä voi auttaa vähentämään jätettä ja työpaikan hiilijalanjälkeä merkittävästi. Hybridityöaikataulun avulla organisaatiot voivat myös jakaa toimistonsa vajaakäytössä olevaa kapasiteettia helpommin ja joustavasti muiden yritysten kanssa. Tämä pienentää toimiston hiilijalanjälkeä, mutta voi myös mahdollistaa muita sosiaalisia synergiaetuja, kuten kahden yrityksen yhteistyön parantamisen tai työntekijöiden tyytyväisyyden lisäämisen.
Lisätietoja hybridityön aikataulutuksesta
Lue aiheeseen liittyviä blogikirjoituksia
Tapaustutkimukset
Keskustele aiheesta Hybrid Workplace -asiantuntijan kanssa
Lue lisää Steerpath Hybrid Workplace -sovelluksesta